Du hast nicht nur einen Online-Shop, sondern auch eine persönliche Verkaufsstelle? Vielleicht planst du eine Filiale oder stellst auch auf Messen aus und musst Bargeschäfte abwickeln? Dann brauchst du ein Kassensystem vor Ort, das alle Warenausgänge und Verkäufe erfassen kann: einen Point-of-Sale oder auch POS, im besten Fall kombiniert mit einem ERP-System für die zentrale Verwaltung von Material- und Kundendaten sowie die Buchhaltung. Gut, dass das Xentral ERP auch ein Xentral POS-System anbietet und du so sämtliche Prozesse und Daten auf einen Blick erfassen kannst.
In diesem Artikel erklären wir dir, was du beim integrierten Xentral Kassensystem beachten musst, wie du es korrekt einrichtest und welche Xentral POS Alternativen es gibt.
Wie funktioniert der Xentral POS?
Der Xentral POS verfügt über eine eigene Kassenoberfläche und ist einfach mit dem Xentral ERP zu integrieren. Das hat den Vorteil, dass sich Lagerbestände automatisch aktualisieren und du Artikel zu einer Transaktion hinzufügen oder Verkäufe mit Kunden verknüpfen kannst. Auch für die Buchhaltung stehen dir alle wichtigen Daten zentral bereit.
Einmal eingerichtet, ermöglicht das Xentral POS-System folgende Aktionen:
- Zahlung Bar
- Zahlung EC
- Zahlung Kreditkarte
- Zahlung Überweisung
- Kein Beleg oder mit Rechnung bzw. Quittung
- Rabatt in EUR oder Prozent
- Trinkgeld
- Entnahme
- Einlage
- Storno-Funktion
- Belege laden
- Lade öffnen
- Vorgang speichern
Außerdem kannst du Verkäufe entweder anonym abwickeln (z. B. für Laufkundschaft) oder direkt mit einem Kunden aus den Stammdaten verknüpfen.
Wie richte ich die Xentral Kasse ein?
Damit du die Xentral Kassenoberfläche sinnvoll einsetzen kannst, musst du zunächst einige Voraussetzungen schaffen. Für einen reibungslosen Workflow benötigst du Folgendes für deine Kasse:
- Artikeldaten und Preise
- Kundendaten
- Lagerbestände
- Hardware wie Bondrucker und Display
Da der POS gut mit dem Xentral ERP-System integriert werden kann, hast du bereits alle Artikeldaten und Preise zur Verwendung bereit. Verkaufst du einen Artikel aus deinem Xentral Artikelstamm, kannst du ihn unter „Warenkorb“ einfach hinzufügen. Obendrein kannst du bei Bedarf auch mit einem Barcodescanner arbeiten.
Passende Hardware: Aufbau eines Xentral Kassensystems
Was für einen Start mit dem Xentral POS entscheidend ist, ist die dazugehörige Hardware. Du musst dich also vor der POS-Einrichtung fragen:
- Wie viele POS hast du?
- Möchtest du Bons drucken?
- Möchtest du mit dem Tablet arbeiten oder sind spezielle Kassen im Einsatz?
- Brauchst du eine Anbindung zum Kartenlesegerät?
Denn ein Bondruck ist zum Beispiel nicht als Download verfügbar. Du benötigst dafür die richtige Hardware (z. B. einen Bondrucker), die du per Xentral POS Adapterbox oder Spooler und (LAN)Kabel anbindest.
So kann dein POS System aufgebaut sein:
Tipp: Lass dich von einem offiziellen Xentral Premium Partner wie BDG Solutions beraten. Wir erklären dir, welche Geräte kompatibel sind und wie du deine Kasse am besten einrichtest.
Xentral POS einrichten
Sind die Hardwarefragen geklärt, kannst du den Xentral POS einrichten. Gehe dabei wie folgt vor:
- Lege ein Projekt mit dem POS an.
- Definiere das Kassenbuch.
- Lege die Kundennummer für die Laufkundschaft.
- Lege einen Kassierer mit Rechtevergabe an.
- Wenn benötigt, kannst du auch Rabattartikel anlegen.
- Richte bei Bedarf einen Bondrucker ein.
Ausführliche Beschreibungen zur POS-Einrichtung und welche weiteren Einstellungen es zu Kommissionierverfahren gibt, findest du auch im Xentral Helpcenter.
Ist der Xentral POS TSE bzw. KassenSichV konform?
Xentral hat viele Maßnahmen unternommen, um ordentliche Geschäftsabläufe und die Kassensicherung in Xentral zu sichern und so Steuerbetrug am POS zu vermeiden. Dazu zählt vor allem die Integration der cloudbasierten TSE.
Aber: Was bedeutet eigentlich TSE und warum ist das wichtig?
TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung und geht auf die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zurück – so wie die Bonpflicht. Seit dem 31. Dezember 2022 sind in Deutschland nur TSE-fähige Kassensysteme zulässig. Das stellt sicher, dass die Daten (schließlich enthält deine Kasse alle wichtigen Informationen zu deinen Verkäufen) vor Manipulation geschützt sind. Nur so lässt sich Mehrwertsteuerbetrug ausschließen.
Voraussetzungen für die Kassensicherung mit Xentral
Damit du deine Kasse mit Xentral sichern kannst, musst du Folgendes erfüllen:
- Melde dich als Xentral Cloud-Kunde an oder wechsle zur Xentral Cloud.
- Bestelle pro betriebenem Kassensystem eine POS-Lizenz.
- Richte POS im Xentral ERP-System ein.
- Installiere das Fiskaly Modul in Xentral und lege dort eine neue Organisation an.
- Richte die TSE ein.
Mehr Infos zur Einrichtung der Kassensicherung findest du im Xentral Helpcenter.
Gibt es Alternativen zum Xentral POS?
Da der Xentral POS in Zukunft nicht um weitere Funktionen erweitert, sondern nur noch instand gehalten wird, fragst du dich vielleicht, ob es auch Alternativen zur Xentral Kasse gibt. Als Kassensystem mit Xentral kommen etwa das Online-Kassensystem Tillhub sowie der Shopify POS infrage.
Online-Kassensystem Tillhub
Tillhub ist ein Tablet-Kassensystem mit Online-Shop-Anbindung und Kartenzahlungsmöglichkeit. Um Verkäufe in Xentral zu importieren und Artikel von Xentral zu Tillhub zu übertragen, kann das Online-Kassensystem über eine Schnittstelle angebunden werden und ist damit eine mögliche Xentral POS-Alternative. Dabei funktioniert der Tillhub-Importer wie ein Shopimporter und das Harware-Setup kann über Tillhub individuell eingerichtet werden – vom Tablet-Ständer über den Bondrucker bis hin zum Kartenlesegerät.
Tipp: Bevor du dich für ein Kassensystem entscheidest oder dein POS-System wechselst, sprich uns gerne an. Wir können dich zu allen Funktionen beraten und dir Empfehlungen geben.
Shopify POS
Als weitere Alternative zum Xentral Kassensystem kann der Shopify POS dienen. Xentral hat in der Vergangenheit ordentlich an der Integration zum Shopify POS gearbeitet. Aktuell befinden sich Xentral und Shopify POS noch im Beta-Programm. Dennoch wirkt die Verknüpfung vor allem für folgende Bereiche vielversprechend:
- Verkauf von Waren an Laufkundschaft an einem Point of Sale
- Planung eines Bonusprogramms für deine Kunden inkl. Kundendaten
- „Buy-in-Store & Ship-to-Door“
- Click & Collect
Die Funktionen werden mit der Zeit stetig erweitert.
Damit du Xentral mit Shopify POS nutzen kannst und die Anbindung gelingt, musst du für folgende Hardware- und Softwarekomponenten sorgen:
- Ein Shopify Online-Shop, der an Xentral angebunden ist
- Die Shopify POS-App für jeden deiner POS-Standorte
- Die TSE App von Shopify (Deutschland) für jeden Shopify POS-Standort
- Hardware für dein Registrierkassensystem
Individuelle Lösung bei deinem Kassensystem mit Xentral?
Du weißt nicht, ob deine Kassengeräte oder Displays mit dem Xentral POS kompatibel sind? Du arbeitest mit mobilen Geräten wie Tablets, die nicht immer verbunden sein können? Als offizieller Xentral Service Partner helfen wir dir mit deinem Kassensystem schnell weiter, prüfen die Kompatibilität und entwickeln individuelle Lösungen für dein E-Commerce-Business. Vereinbare ein kostenloses Beratungsgespräch oder füll unser Kontaktformular aus.
