Xentral Drucker: auf Knopfdruck Belege drucken

PDF erstellen, herunterladen und ausdrucken – kommt dir dieses Verfahren bekannt vor? Mit vielen cloudbasierten ERP-Softwares musst du Paketmarken, Lieferscheine, Rechnungen und Co. zuerst als PDF-Datei herunterladen, um sie anschließend über einen PDF-Dokumentendrucker auszudrucken. Die PDF-Erstellung ist zwar optimal für das Verschicken von Belegen per E-Mail. Arbeitest du jedoch aus dem Lager heraus, ist das unpraktisch und verlangsamt deinen Workflow.

Wir zeigen dir, wie du diesen Umwegen auf Nimmerwiedersehen sagen und Belege im Handumdrehen über deinen Xentral Drucker ausdrucken kannst. Dank dem Xentral Druckerspooler verbindest du deinen physischen Drucker mit deiner Xentral ERP-Software in nur wenigen Schritten. 

Was ist der Xentral Druckerspooler?

Der Xentral Druckerspooler ist ein kleiner Mini-Rechner, der etwas größer als eine Kreditkarte ist. Der Spooler ist verantwortlich für die Kommunikation zwischen der Xentral Cloud und deinem Drucker. Dazu stellt er eine sichere Verbindung zwischen deinem Lager, Büro oder Druckercenter und der Xentral Cloud her. Er fungiert damit als eine Art Brücke zwischen deiner Xentral ERP-Software und deinen Geräten (z. B. Etikettendrucker, Paketscheindrucker) im Unternehmensnetzwerk. 

Der Xentral Spooler kann sowohl in Kombination mit Geräten, die netzwerkfähig sind (z. B. mit einem normalen Laserdrucker, den du auch mit dem Handy bedienen kannst), als auch mit Geräten, die über USB-Anschluss funktionieren (z. B. mit einem Etikettendrucker) eingesetzt werden. 

Technisch gesehen ist der Xentral Druckerspooler ein Raspberry Pi, der über das Internet mit Xentral kommuniziert. Da keine zusätzlichen Ports geöffnet werden, ist die Verbindung sicher und leicht herzustellen. Unser Best-Practice-Ansatz in puncto Drucker heißt also Xentral Spooler.

Theoretisch könntest du auch andere Spooler direkt auf den Raspberry Pi laden, wobei pro Drucker dann ein Raspberry Pi nötig wäre. Mit dem Xentral Druckerspooler hingegen kannst du bist zu zwölf Geräte gleichzeitig verwalten.

Wie funktioniert die Einrichtung des Xentral Druckerspoolers?

Wir erklären dir Schritt-für-Schritt, wie die Einrichtung deines Xentral Spoolers funktioniert und worauf du achten musst.

Schritt 1: Verbindung zwischen dem Xentral Druckerspooler und der Xentral Cloud

Für die Verbindung zwischen dem Xentral Spooler und der Xentral ERP-Software gehe wie folgt vor: 

1. Verbinde dich mit der Administrationsoberfläche des Spoolers.
2. Klicke nun auf „Einstellungen“, um sicherzustellen, dass du zwischen dem Xentral Spooler und der Xentral ERP-Software kommunizieren kannst.
3. Der Lizenz-Key ist bereits eingetragen. Jetzt fehlt noch die Xentral URL und der Security-Key.
4. Die Xentral URL ist die Adresse, unter der du Xentral erreichst. Kopiere sie und füge sie in den Spooler-Einstellungen ein.
5. Um den Security-Key zu generieren, öffne Xentral und suche in der Smart Search die Grundeinstellungen. Klicke dann auf „APIs“, hake die Option „Xentral Device API aktiviert“ an, klicke auf „Key generieren“ und anschließend auf „Speichern“. Der Security-Key ist jetzt in Xentral gespeichert.
6. Kopiere den Schlüssel und füge ihn in den Einstellungen des Xentral Druckerspoolers ein und klicke auf „Ausführen“. Die Verbindung zwischen deiner Xentral ERP-Software und dem Xentral Druckerspooler ist erfolgreich hergestellt.

Schritt 2: Drucker konfigurieren für den Xentral Druckerspooler

Bevor du Geräte in der Xentral Spooler-Oberfläche hinzufügen kannst, musst du sie im lokalen Netzwerk konfigurieren. Um die Drucker mit dem Xentral Spooler zu verbinden, folge diesen Schritten: 

1. Öffne den Xentral Spooler und kopiere die URL. 
2. Öffne einen neuen Tab und füge die kopierte URL ein. 
3. Klicke links unten auf „CUPS“ – so heißt der Druckerserver, der im Hintergrund läuft.

4. Auf der CUPS-Seite klicke auf den Reiter „Verwaltung“ und anschließend auf die Schaltfläche „Drucker hinzufügen“.
5. Du wirst auf eine separate Website weitergeleitet und musst in einem Pop-up-Fenster einen Nutzernamen und ein Passwort eingeben. Für den Xentral Spooler ist sowohl der Nutzernamen als auch das Passwort „spooler“.
6. Du siehst eine Liste mit allen erkannten Netzwerkdruckern und lokalen Druckern. Wähle den Drucker aus, den du konfigurieren möchtest und klicke auf „Weiter“. 
7. Wenn du mit dem Namen und der Bezeichnung zufrieden bist, klicke erneut auf „Weiter“. 
8. Wähle im nächsten Schritt das entsprechende Druckermodell aus und klicke auf „Drucker hinzufügen“.
9. Die Verbindung zwischen deinem Drucker und dem Xentral Spooler wurde erfolgreich durchgeführt. Du wirst zu den Drucker-Standardeinstellungen weitergeleitet. 
10. Schauen die Standardeinstellungen gut aus, kannst du sie mit einem Klick auf „Standardeinstellungen festlegen“ annehmen.

Um die erfolgreiche Verknüpfung zu testen, kannst du eine Testseite oder ein Testetikett drucken. 

Schritt 3: Drucker hinzufügen im Xentral Druckerspooler

1. Kopiere den gesamten Druckernamen in CUPS. 

2. Gehe zurück auf den Xentral Spooler-Tab und klicke rechts oben auf das Plus-Zeichen.
3. Füge unter „Drucker“ den soeben kopierten Druckernamen ein.
4. Unter „Serial“ kannst du eine Seriennummer vergeben. Für welche Nummer, du dich entscheidest, spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass sie achtstellig ist.

5. Wähle im Drop-down-Menü unter „Aktion“ die Option „hinzufügen“ und klicke anschließend auf „Ausführen“.

Zeigt der Status „Up“ an, hat die Konfiguration und das Hinzufügen des Druckers im Xentral Spooler funktioniert. Nun kannst du einen Drucker im Xentral Spooler einrichten.

Schritt 4: Drucker im Xentral Druckerspooler einrichten

Damit entsprechend konfigurierte Belege, Paketmarken oder Etiketten automatisch ausgedruckt werden, musst du einen Xentral Drucker einrichten und mit dem Spooler verbinden. Das funktioniert wie folgt:

1. Öffne Xentral und suche in der Smart Search „Drucker“ und klicke anschließend auf „Neu“.

2. Es öffnet sich automatisch das Modul zur Verwaltung der Drucker. 

3. Benenne den Drucker oder füge den Standort ein und wähle eine Bezeichnung.

4. Hake das Kästchen „Aktiv“ an. 
5. Wähle die Geräteart „Drucker“ im Drop-down-Menü aus.

Optional könntest du an dieser Stelle auch „Etikettendrucker“ auswählen. Die Verbindung mit einem Etikettendrucker funktioniert allerdings nur mit Druckern, die über USB angeschlossen sind.

6. Wenn gewünscht, wähle das entsprechende Druckformat aus.

7. Je nachdem, welches Papier du verwendest (vorgedrucktes Briefpapier oder weißes Druckerpapier), hakst du „Kein Hintergrund“ an oder lässt das Feld weiß.
8. Wähle in puncto Anbindung im Drop-down-Menü den Xentral Druckerspooler aus.
9. Füge am Ende der Seite im Feld Seriennummer die zuvor im Xentral Druckerspooler festgelegte Seriennummer ein und klicke anschließend auf „Speichern“.

Der Xentral Drucker wurde erfolgreich in Xentral angelegt und kommuniziert ab sofort über den Xentral Druckerspooler mit deinem Drucker im Büro oder Homeoffice.

Du kannst nun Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Paketmarken oder Lageretiketten über den konfigurierten Xentral Drucker – manuell oder automatisch – ausdrucken. Welche Belege automatisch gedruckt werden sollen, kannst du in den Projekteinstellungen festlegen. 

Du hast noch Fragen zur Einrichtung des Xentral Druckers oder benötigst eine individuelle Anpassung? Kein Problem! Unsere Xentral Experten von BDG Solutions helfen dir gerne. Buche dafür ein kostenloses Beratungsgespräch oder füll unser Kontaktformular aus.

FAQ Xentral Drucker