Xentral Berichte

Xentral Berichte: individuelle Datenauswertung in wenigen Schritten

Du möchtest aktuelle Statistiken am Dashboard deines Xentral ERP-Systems anzeigen lassen, benötigst bestimmte Unternehmensdaten aus deiner Xentral Datenbank für das externe Reporting oder willst Daten aus Xentral direkt an deine Kunden oder Business Intelligence Tools übertragen? Mit dem Xentral Berichte-Modul kannst du ganz individuell festlegen, welche Daten du aus deiner Xentral Datenbank exportieren, innerhalb deines Xentral Systems freigeben oder automatisch an externe Instanzen übertragen möchtest. Überdies bietet die Xentral Agentur BDG Solutions Individuallösungen zur Auswertung von Daten, wenn das Xentral Berichte-Modul an seine Grenzen stößt.

In diesem Artikel erfährst du, wie du Xentral Berichte erstellst, wie du das Berichte-Modul an deine Bedürfnisse anpasst und welche Berichte-Möglichkeiten du mit BDG Solutions hast.

Wofür kann ich das Xentral Berichte-Modul verwenden?

Ob Prozessüberwachung, Kundenkommunikation, Verkaufsstatistiken oder Controlling & Reporting – die Datenanalyse und -auswertung gehören zum Businessalltag. Das Berichte-Modul unterstützt dich dabei, deine Xentral Daten optimal zu nutzen und genau dorthin zu übertragen, wo du sie benötigst. 

In Xentral kannst du deine Daten auf unterschiedliche Arten integrieren:

  • als Graph oder Datei-Download am Dashboard
  • als Download-Option im Aktionsmenü für Belege
  • als Tabelle in einem eigenen Tab in Xentral

Du kannst Xentral Berichte mit deinen Kunden, Mitarbeitern oder externen Firmen teilen: 

  • per FTP
  • per E-Mail
  • per URL
  • per Freigabe über den API-Zugriff

Xentral ermöglicht dir, Standardberichte selbstständig anzupassen oder neu zu erstellen. Alles, was du dafür benötigst, sind ein paar SQL-Grundkenntnisse und einen Überblick über die Datenbankstruktur. Das Berichte-Modul eröffnet dir unzählige Möglichkeiten, um deine Unternehmensdaten ideal zu nutzen und den Workflow noch effizienter zu gestalten. 

Du bist dir nicht sicher, wie du die Datenauswertung und Datenübertragung über das Xentral Modul am besten in deine Unternehmensprozesse integrierst? Xentral Premium Partner wie BDG Solutions helfen dir, eine maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen zu entwickeln.

Wie erstelle ich einen Bericht im Xentral Berichte-Modul?

Das Xentral Modul hält viele Standardberichte, die unzählige Unternehmensanforderungen abdecken, für dich bereit. Um deine Daten über einen vorgefertigten Bericht zu exportieren, gehe wie folgt vor:

  1. Klicke auf „Monitor“ und wähle „Berichte“.
  2. Hier findest du alle vorgefertigten Berichte.
  3. Klicke auf einen beliebigen Bericht.

Nun hast du mehrere Optionen:

  • Im Reiter „Ansicht“ kannst du einen Bericht direkt als Tabelle exportieren. Gib dafür die entsprechenden Parameter ein und klicke auf „Export CSV“ oder „Export PDF“. 
Xentral Berichte Tabelle exportieren
Xentral Berichte Tabelle exportieren
  • Im Reiter „Details“ kannst du den Bericht kopieren und mit SQL-Statements beliebig anpassen.
Xentral Berichte kopieren
Xentral Berichte kopieren
  • Im Reiter „Freigaben“ kannst du angeben, wo du den Bericht innerhalb der Software anzeigen lassen willst (z. B. als Graph am Dashboard).
  • Im Reiter „Übertragung“ kannst du angeben, ob du den Bericht per E-Mail, FTP, URL oder über einen API-Zugriff übertragen willst.

Je nachdem für welche Option du dich entscheidest, kannst du die Berichtdaten in deinem Wunschformat exportieren, automatisch innerhalb deines Xentral Systems freigeben oder an externe Instanzen übertragen.

Wie passe ich eine Berichtsvorlage im Xentral Berichte-Modul an?

Xentral Standardberichte lassen sich mittels SQL-Statements ganz einfach an deine Bedürfnisse anpassen. Wie das geht, zeigen wir dir anhand eines Beispiels:

In der Berichte-Übersicht findest du etwa den Standardbericht „130 – Umsatz pro Kunde nach Rechnung (einfach)“. 

Xentral Berichte 130 - Umsatz pro Kunde nach Rechnung
Xentral Berichte 130 – Umsatz pro Kunde nach Rechnung

Du kannst den Umsatz hier standardmäßig nach Jahr eingrenzen. 

Xentral Berichte eingrenzen auf Jahr
Xentral Berichte eingrenzen auf Jahr

Möchtest du den Umsatz pro Kunde auch nach Projekt filtern, kannst du dafür im Reiter „Details“

  1. eine Kopie anlegen,
  2. eine neue Variable hinzufügen und 
  3. im SQL-Skript die entsprechenden Änderungen vornehmen.
Xentral Berichte nach Projekt filtern
Xentral Berichte nach Projekt filtern
  1. Speichere anschließend deine Änderungen.

Du hast jetzt die Möglichkeit, deinen Umsatz pro Kunde auch nach Projekten zu filtern und die entsprechenden Tabellen zu exportieren. In nur wenigen Schritten lässt sich so jeder beliebige Bericht in Xentral anpassen.

Wie erstelle ich individuelle Berichte im Xentral Berichte-Modul? 

Im Xentral Modul kannst du sämtliche Berichte neu erstellen und die Unternehmensdaten aus deiner Datenbank exportieren, zusammenfassen und übertragen:

  1. Klicke in der Berichte-Übersicht rechts auf den Button „+ Neuer Eintrag“.
  2. Gib einen Namen für den neuen Bericht ein.
  3. Klicke auf den Reiter „Details“. 
  4. Gib eine Beschreibung für deinen Bericht ein.
  5. Definiere über das SQL-Skript, welche Daten du exportieren möchtest.
  6. Klicke auf „Speichern“.

So kannst du unter anderem folgende Berichte erstellen:

  • Anzahl der Tickets, die in einem bestimmten Zeitraum gelöst wurden
  • Offene Aufträge pro Artikel
  • Trackingnummern für Teillieferungen

Maßgeschneiderte Xentral Berichte bei BDG Solutions 

Die Möglichkeiten für Xentral Berichte sind unendlich! Xentral bietet dir bereits eine Vielzahl an vorgefertigten Berichten, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Businesskonzepte und Prozessunterstützung sind jedoch oft sehr speziell und erfordern individuelle Lösungen. Um das volle Potenzial dieses Moduls auszuschöpfen, sind solide SQL-Kenntnisse und ein guter Überblick über die Datenbankstruktur und die internen Xentral Prozesse notwendig. 

Die Xentral Experten von BDG Solutions helfen dir dort weiter, wo das Xentral Berichte-Modul an seine Grenzen stößt. Zudem haben wir mehrere Lösungen entwickelt, die das Repertoire der Xentral Standardberichte ergänzen. Als Xentral Agentur passen wir Berichte individuell für dich an oder erstellen Berichte speziell nach deinen Wünschen. Wir unterstützen dich bei der Integration von automatisierten Datenübertragungen in deine Unternehmensprozesse und der Auswertung von sämtlichen Daten. Dadurch werden das Controlling, das externe Reporting und die Kundenkommunikation noch einfacher und effizienter. Buche jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch oder füll unser Kontaktformular aus.

FAQ

Ich möchte meine SQL-Skripts selbst anpassen. Wo finde ich die Variablen in Xentral?

Um die SQL-Statements entsprechend zu adaptieren, musst du wissen, wie deine Daten in Xentral miteinander verbunden sind. Direkten Zugriff auf die Daten der Datenbank hast du in der Datenbankansicht. Navigiere über die globale Suche in Xentral zu „Datenbank Ansicht“. 

Xentral Berichte Datenbank-Ansicht
Xentral Berichte Datenbank-Ansicht

Wenn du Unterstützung bei Anpassung deiner Berichte benötigst, wende dich an unsere Xentral Experten. Sie wissen genau, wo welche Daten zu finden sind, wie sie miteinander verknüpft sind, und stehen dir jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Kann ich Berichte von einer Xentral Version zu einer anderen übertragen? 

Ja, allerdings funktioniert das Copy-and-paste von SQL-Skripts dafür nicht immer einwandfrei. Verwende daher die Definitionsdatei des Berichts für die Übertragung. Du kannst sowohl exportieren als auch importieren.

Für den Export der Definitionsdatei:

  1. Klicke auf den Reiter „Details“.
  2. Scrolle hinunter und klicke links unten auf den Button „Definitionsdatei“. Die Definitionsdatei wird als .json-Datei herunterladen.

Für den Import der Definitionsdatei: 

  1. Klicke in der Berichte-Übersicht rechts auf „+ Neuer Eintrag“.
  2. Wähle einen Namen für den Bericht und klicke auf „Speichern“.
  3. Klicke auf den Bericht und klicke auf den Reiter „Details“
  4. Unter „Aus Datei laden“ klicke auf „Durchsuchen …“.
  5. Wähle die heruntergeladene .json-Datei aus und klicke auf „Speichern“.

So kannst du auch individuell erstellte Berichte zwischen verschiedenen Xentral Versionen übertragen.

Sarah Magdalena Huber
Sarah Magdalena Huber
Als Xentral Expertin beantwortet Sarah Nutzerfragen und verpackt Wissenswertes rund um die ERP-Software in informative Artikel. Für BDG Solutions nimmt sie außerdem Xentral Schnittstellen unter die Lupe und verfasst übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Sarah ist akademisch-ausgebildete Übersetzerin und erfahrene Texterin. Wenn sie mal nicht zu ERP-Lösungen und Marketing-Themen in die Tasten haut, ist sie am Berg, vor der Töpferscheibe oder auf der Yogamatte anzutreffen.

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