ERP-Systeme in Kürze
- Ein ERP-System vereinfacht viele Abläufe im Unternehmen und sorgt für Transparenz und Effizienz
- ERP-Systeme werden von internationalen Playern aber auch kleinen Firmen angeboten – von der One-Size-Fits-All-Lösung bis zur Lösung mit ganz speziellen Branchenfokus
- Ein guter Partner ist bei der Implementation wichtig, damit dass System später auch das kann, was Sie sich davon versprechen
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Dabei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung und dem Management von wichtigen Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Ein ERP-System sammelt und integriert Daten aus verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens in Echtzeit. ERP-Systeme haben sich in den frühen 1990ern Jahren etabliert und sind heute aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. ERP-Systeme laufen entweder lokal On Premise oder sind cloudbasiert. Die letztere Variante nimmt stetig zu, da sie von überall und zu jeder Zeit verfügbar ist und zudem sicher, bequem und skalierbar ist.
Welchen Nutzen hat ein ERP- System ?
Ein ERP-System ermöglicht es den Anwendern zu jeder Zeit eine aktuelle Übersicht über die Vorgänge im Kerngeschäft zu bekommen. Dazu verwendet das System verschiedene Datenbanken als Informationsspeicher, die von einem Datenbankverwaltungssystem zusammengeführt werden.
Die Verwendung eines ERP-Systems steigert die Effizienz in Unternehmen und sorgt dafür, dass die Prozesse reibungslos und transparent nachvollziehbar sind. Wenn Unternehmen ein ERP-System einführen, sollte es besonders auf die aktuellen Schwachstellen im Unternehmen schauen und dafür sorgen, dass ein (neues) ERP-System bei diesen Punkten unterstützen kann.
Wo werden ERP-Systeme verwendet ?
ERP-Systeme gibt es heute für jede nur denkbar Branche und Industrie. Die modernen Systeme können perfekt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Auch externe Partner, wie Lieferanten oder Kunden, können heute einfach in ERP-Systeme einbezogen werden, um die Zusammenarbeite zu vereinfachen. Typische Anwendungsbereiche für ein ERP-System sind Prozesse in folgenden Unternehmensbereichen:
- Einkauf
- Lagerhaltung
- Logistik
- Produktion, inklusive Produktionsplanung und -Steuerung
- Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling
- Personalmanagement
- Forschung und Entwicklung
- Vertrieb
- Marketing
- Management von Dokumenten oder Produktdaten
- Verwaltung von Stammdaten
Wer bietet ERP-Systeme an?
Zu den größten Anbietern von ERP-Systeme am Markt gehören SAP, Oracle, Sage, Infor, Microsoft, IFS und Agresso. Inzwischen haben sich aber allein im deutschsprachigen Raum über 100 Anbieter von kleineren ERP-Lösungen etabliert, die maßgeschneiderte Lösungen für bestimmte Branchen und Industrien anbieten. Da der Funktionsumfang und der Schwerpunkt der einzelnen Anbieter höchst unterschiedlich sein kann, lohnt sich ein umfangreicher Vergleich.
Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
Die Entscheidung ein neues ERP-System bzw. erstmalig ein ERP-System einzuführen ist für jedes Unternehmen eine große Entscheidung und benötigt Zeit. Aus unserer Erfahrung dauert der Prozess – je nach Größe, Rahmenbedingungen und Branche – aber grob gesagt zwischen einem und eineinhalb Jahren.
Die Implementierung eines ERP-Systems
Die Implementierung eines ERP-Systems gliedert sich in unterschiedliche Phasen und kann in etwa so ablaufen:
- Projektstart
- Definition des Projektteams
- Sammlung der Anforderungen
- Erstellung eines Lastenhefts
- Screening der Anbieter
- Anbieter geben ihr Pflichtenheft ab
- Auswahl des Anbieters
- Prozessdesign
- Systemdesign
- Installation eines Testsystems
- Anpassung des Testsystems
- Aufbereitung von Daten für die Übernahme
- Datenübernahme in das System
- Go Live des neuen ERP-Systems
- Echtbetrieb & After-Go-Live-Phase mit externer Unterstützung
Die Vorteile eines ERP-Systems
Die Planung und Einführung eines ERP-Systems benötigen viel Zeit, Geld und personelle Ressourcen im Unternehmen, aber es lohnt sich wie ein Überblick über die vielen Vorteile eines ERP-Systems zeigt.
Vorteil #1: ERP-Systeme bringen einen umfassenden Gesamtüberblick
Ein ERP-System bietet den Stakeholdern im Unternehmen einen Gesamtüberblick über die laufenden Aktivitäten des Unternehmens. Das Management kann jederzeit in Echtzeit Auswertungen über alle Bereiche des Unternehmens machen. Dabei müssen viele Berichte nicht erst zeitaufwändig erstellt werden, sondern sind in Sekundenschnelle per Knopfdruck abrufbar.
Vorteil #2: Ein zentrales System für alle
Viele Unternehmen haben das Problem, dass wichtige Informationen an vielen Stellen im Unternehmen in so genannten Datensilos isoliert vorhanden sind. Ein ERP-System löst dieses Problem, da es alle Daten zu einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt und nur diese Daten verwendet. Das bedeutet, dass die Daten immer aktuell sind, es keine doppelten Ablagen und verwirrenden Ordner mehr gibt und alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Daten haben.
Vorteil #3: Optimierung von Prozessen
Wenn ein ERP-System eingeführt wird, muss ein Unternehmen seine internen Prozesse analysieren, überprüfen, dokumentieren und modellieren, um die Prozesse im System abzubilden. Schon dabei werden Verbesserungspotenziale aufgezeigt und um besten Fall direkt umgesetzt. Der Einsatz eines ERP-Systems und die Verwendung von akkuraten Daten führen außerdem dazu, dass Prozesse zukünftig immer besser werden.
Vorteil #4: Steigerung der Effizienz
Die bereits erwähnte Optimierung von Prozessen und Neuorganisation der Datenverwaltung schafft automatisch Effizienzvorteile für Unternehmen. Vor allem weil es Zeit bei der Suche und der Pflege von Daten spart.
Vorteil #5: Reduktion von Fehlern
Wenn alle Daten zentral an einem Platz gespeichert sind, ist eine große Fehlerquelle im Unternehmen bereits ausgeschaltet.
- Unterstützung der unternehmensinternen Prozesse
- Skalierbarkeit, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
- Flexibilität
- Anpassbarkeit
- Internationalisierung
- Kompatibilität mit den Anforderungen der Branche
Dazu kommen die nicht-funktionalen Anforderungen an das System, wie Anbindung von Schnittstellen, der Betrieb in der Cloud oder auf eigenen Servern, also on premise, Fragen der Compliance und die Möglichkeit zur Nutzung des Systems.
Außerdem sind natürlich die Kosten ein wichtiger Auswahlpunkt. Dabei müssen Sie sowohl die Kosten für die Implementierung als auch die Folgekosten im laufenden Betrieb berücksichtigen. Meist laufen die Verträge über zehn Jahre.
Außerdem gibt es große Preisunterschied, je nachdem, ob Sie eine Volllizenz für ein bestimmtes ERP-System erwerben wollen oder einzelne Module nach Bedarf einfach nachkaufen.
Die Erstellung eines Lastenhefts für ein ERP-System
Ein Unternehmen wird kaum ein ERP-System auswählen können ohne vorher ein Lastenhelft erstellt zu haben. Bei der Erstellung eines Lastenhefts geht es darum, die Prozesse des Unternehmens zu analysieren und anschließend daraus abzuleiten, über welche Funktionen das ERP-System genau verfügen muss.
Alle ermittelten Anforderungen werden im Lastenheft zusammengeführt. Mit dem Lastenheft können sich Unternehmen auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter machen. In der Regel geben die ERP-Anbieter dann bei der Beantwortung der Frage an, welche und wie viele der im Lastenheft genannten Anforderungen sie erfüllen können. Im Idealfall können mehrere Anbieter alle Anforderungen erfüllen und ein Unternehmen hat die Auswahl an verschiedenen Anbietern. Bei speziellen Anforderungen schwindet oft die Zahl der Anbieter.
Haben alle angefragten Anbieter Stellung zum Lastenheft bezogen, erstellen Unternehmen in der Regel ihre individuelle Short-List, mit ca. 5 ERP-Anbietern, die in die engere Wahl kommen und ein Pflichtenheft abgeben.
Im nächsten Schritt werden die ERP-Anbieter eingeladen und präsentieren ihr System vor der Geschäftsleitung bzw. dem Projektteam.
Nach ausführlichem Vergleich, Rücksprachen mit den verschiedenen Anbietern und der Klärung aller relevanten Fragen kommt es dann im nächsten Schritt zur Auswahl eines Anbieters und in der Folge zum Vertragsabschluss.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung eines ERP-Systems
Die Einführung eines ERP-Systems ist für Unternehmen meist eine einmalige Sache. Dabei können natürlich auch Fehler passieren, die sich aber mit guter Vorbereitung und einem kompetenten Partner leicht vermeiden lassen. Die häufigsten Fehler, die Unternehmen machen, wenn ein neues ERP-System eingeführt werden sollen, sind:
Fehler Nummer 1: Unklare Absicht des Unternehmens
Vor der Einführung des Unternehmens muss die Geschäftsführung klare Ziele ausgeben, die das System erfüllen soll. Nur wenn die Ziele und die Kriterien für ein neues System klar sind, kann die Auswahl des richtigen Systems erfolgen.
Fehler Nummer 2: Fehlende oder falsche Kompetenzen im Projektteam
Das Management einer ERP-Einführung ist eine komplexe Aufgabe, die hohe fachliche und menschliche Kompetenzen erfordert. Stellen Sie daher sicher, dass das Projekt in guten Händen ist und von einem erfahrenen Projektleiter gemanaged wird, der alle Kompetenzen dafür hat. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig einen eindeutigen Projektsponsor aus der Geschäftsleitung zu benennen, der für die volle Unterstützung des Top-Managements sorgt.
Fehler Nummer 3: Zeitdruck
Ein ERP-System unter Zeitdruck einzuführen ist keine gute Idee. Sind in der Konfiguration entscheidende Fehler passiert oder wurden kritische Geschäftsprozesse erst gar nicht modelliert, hat das weitreichende Folgen. Es kann dazu führen, dass das ERP-System später im täglichen Einsatz unbrauchbar ist oder von den Mitarbeitern nicht akzeptiert wird.
Fehler Nummer 4: Auswahl des falschen ERP-Anbieters
Um ein ERP-System einzuführen ist normalerweise ein externer Partner, wie eine Agentur oder ein IT-Systemhaus nötig. Die Auswahl des richtigen Partners ist ein Erfolgsfaktor für die Einführung. Ihr Partner hat im besten Fall eine Kombination aus einer hohen Kompetenz im Bereich ERP und Branchenwissen über Ihre Sparte.
Fehler Nummer 5: Zu hoher Individualisierungsgrad der Software
ERP-Systeme sind standardisierte Systeme, die natürlich an die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens angepasst werden. Ein zu hoher Individualisierungsgrad kann das ganze Projekt aber ins Wanken bringen. Es verkompliziert die Wartung oder das spätere Einspielen von Updates enorm.
Fehler Nummer 6: Zu wenig Zeit fürs Testen
Man kann es nicht oft genug erwähnen, wie wichtig das Testen bei der Einführung einer Software ist. Dabei ist das Testen nicht einfach ein Punkt, der auf einer Checkliste abgehakt wird, sondern trägt maßgeblich zu einem später fehlerfreien Ablauf bei. Meistens fallen beim Test nämlich noch Dinge auf, die geändert werden müssen und gerade dazu ist diese Phase da. Nur ein System, in dem alle gängigen Use Cases getestet wurden und das die späteren Anwender auf Herz und Nieren getestet haben, sollte live gehen.
Fehler Nummer 7: Fehlende Dokumentation
Gerade im agilen Kontext ist fehlende Dokumentation oft ein Streitpunkt. Sie müssen bei der Einführung eines ERP-Systems keine Doktorarbeit schreiben. Grundlegende Konfigurationen, Annahmen und Entscheidungen müssen aber sehr wohl dokumentiert sein.
Fehler Nummer 8: Keine externe Unterstützung bei der Implementation
Sie haben Vertrauen in Ihre IT und wissen, dass dort ausgewiesene Experten und smarte Köpfe sitzen. Herzlichen Glückwunsch! Ein ERP-System in Eigenregie aufsetzen zu wollen, macht aber auch mit einer starken IT-Truppe wenig Sinn. Ihnen als Unternehmen fehlt die ERP-Expertise und die Erfahrung. Für externe Berater ist die Einführung eines ERP-Systems Tagesgeschäft und sie wissen genau, wo die häufigsten Fehlerquellen liegen und wie man ein System am besten an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpasst.
Die Schulung der Mitarbeiter bezüglich des ERP-Systems
Wenn Sie schon Systeme in Ihrem Unternehmen eingeführt haben oder Ihr Unternehmen durch grundlegende Veränderungen gegangen sind, wissen Sie wie wichtig ein professionelles Change Management inklusive der Schulung der Mitarbeiter ist. Es ist von Anfang an wichtig, allen Mitarbeitern den Nutzen des ERP-Systems aufzuzeigen, auf Widerstände und Fragen einzugehen und die Mitarbeiter nach der Einführung so zu schulen, dass Sie das System schnell akzeptieren und damit arbeiten. Ein ERP-System, das keine
Checkliste zur Go-Live-Phase eines ERP-Systems
Nach der Planungsphase, der Sammlung der Requirements, der Erstellung von Lastenheft und Feinkonzept und der Auswahl des richtigen Systemanbieters geht es an die Go-Live-Phase des ERP-Systems. Damit das ERP-System live gehen kann, sind folgende Schritte nötig:
- Übernahme der Daten aus den bestehenden Systemen
- Konfiguration des neuen ERP-Systems und Vornahme der Grundeinstellungen
- Schulung der Mitarbeiter mit echten Daten anhand realistischer Arbeitsaufgaben
- Simulation des Systems
- Testen des Systems
- Go-Live des Systems
- Optimierung im laufenden Betrieb
Das ERP geht live
Wenn das ERP-System live geht, ist es wichtig, dass alle Beteiligten genug Zeit für diesen wichtigen Meilenstein haben. Der Go-Live darf nicht mir anderen wichtigen Projekten oder gar anderen Systemumstellungen zusammenfallen. Sowohl die internen IT-Ressourcen als auch die Endanwender müssen genügend Kapazitäten haben, sich an das neue System zu gewöhnen, ohne dass das Daily Business darunter leidet. Die Übernahme der echten Daten in das neue System ist immer ein spannendes Ereignis.
Nach dem Go-Live: Ist ein Servicevertrag mit einer Agentur nötig?
Nach dem Go Live des ERP-Systems ist viel geschafft. Doch es wäre vermessen zu glauben, dass das das Ende des Projekts ist. Im täglichen Betrieb ergeben sich in der Regel sehr schnell Optimierungsmöglichkeiten oder es stellen sich auch immer einmal wieder Fehler heraus. Nicht selten stellen die Endanwender neue Wünsche und möchten verschiedene Änderungen, um ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. In dieser Phase ist es wichtig, alle Anregungen, Kommentare und Wünsche zu sammeln, zu priorisieren und dann entscheiden, was umgesetzt werden muss. Dazu ist meist eine weitere Unterstützung durch einen externen Partner nötig und auch sinnvoll
